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Datenschutzordnung des JC-Bietigheim e.V.

Vorwort

Der JC Bietigheim e.V. verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der JC-Bietigheim e.V. verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in Akten oder z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundes-Datenschutz-Gesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der JC-Bietigheim e.V. insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:

• Geschlecht, • Vorname, • Nachname, • Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), • Geburtsdatum, • Datum des Vereinsbeitritts, • Abteilungszugehörigkeit, • Bankverbindung, • Namen des Kontoinhabers • Telefonnummern und E-Mail-Adressen • Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag. • Funktion im Verein • Ehrungen

Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb und Ausbildungsbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen. Zur Beantragung und Erlangung von Fördermitteln der Stadt Bietigheim-Bissingen oder des Landes Baden-Württemberg werden personenbezogene Daten der Mitglieder im dazu nötigen Umfang weitergegeben.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und dem Internetauftritt des JC-Bietigheim e.V. veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

3. Auf der Internetseite des Vereins können die Daten

• der Mitglieder des Vorstands, • der Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in der Geschäftsstelle, • der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter

• und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vornamen, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht werden.

§ 4 Zuständigkeit für den Datenschutz im JC-Bietigheim e.V.

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB, soweit die Satzung oder eine Ordnung des JC-Bietigheim e.V. nicht etwas Abweichendes regelt. Der Verantwortliche stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und Mitgliederlisten

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern an Veranstaltungen werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im JC- Bietigheim e.V. (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern, Geschäftsstelle, Kassenwarten, Schriftführern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es ihre jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. Entsprechend der durch die Satzung festgelegten Aufgaben der Funktionsträger und Mitarbeiter sind folgende Kenntnisgaben der Mitgliederdaten zulässig:

• Kenntnis aller gespeicherten Daten der Vereinsmitglieder erhalten die Mitglieder des Vorstands und die Kassenwarte. • Kenntnis von Namen, Vornamen, Adresse, Telefonnummern, Mailkontakt und Alter erhalten die Abteilungsleiter und die Schriftführer. • Kenntnis von Namen, Vornamen, Telefonnummern und Alter erhalten die Übungsleiter.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail in Vereinsangelegenheiten ist die E-Mail-Adresse der Geschäftsstelle des JC-Bietigheim e.V. zu nutzen.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben z.B. Vorstandsmitglieder, Abteilungsleiter, Übungsleiter, Geschäftsstelle, Kassenwarte, Schriftführer, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im JC-Bietigheim e.V. nicht mehr als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Verantwortlich für den Datenschutz ist deshalb der Vorstand nach § 26 BGB.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der JC-Bietigheim e.V. unterhält einen zentralen Auftritt für den Gesamtverein und die Abteilungen. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Internetbeauftragten des Vereins. Änderungen dürfen ausschließlich durch ihn nach Genehmigung durch den Vorstand oder des Hauptausschusses vorgenommen werden.

2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften dürfen keine eigenen Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) betreiben.

4. Eine Verlinkung des zentralen Internetauftritts des JC-Bietigheim e.V. zu anderen Internetangeboten wie z.B. Facebook, Twitter etc. ist nicht erlaubt.

§ 10 Datensicherheit

Die technischen Maßnahmen zur Erhaltung der Datensicherheit der beim JC-Bietigheim e.V. eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen werden in einem internen Datensicherheitskonzept festgelegt und jeweils an die aktuellen technischen Gegebenheiten angepasst.

§ 11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des JC-Bietigheim e.V. dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Hauptausschuss des Vereins am 26.07.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.